Planilha ou sistema para eventos? Quando a planilha começa a custar caro

A planilha é o primeiro "sistema" de quase todo profissional de eventos. Ela é gratuita, conhecida e flexível. O problema é que o negócio cresce e a planilha continua igual, até o dia em que um pedido se perde, uma parcela passa despercebida ou duas festas são marcadas na mesma data.

Neste artigo, comparamos planilha e sistema para gestão de eventos de forma honesta, para você decidir o que faz sentido no seu momento.

O que a planilha faz bem

• Não tem custo de assinatura.
• Você monta do seu jeito, com as colunas que quiser.
• Serve bem para listas simples e cálculos pontuais.
• Funciona para quem faz poucos eventos por mês.

Se você está começando e recebe poucos pedidos, a planilha pode ser suficiente por um tempo.

Onde a planilha começa a falhar

1. Ela não avisa nada. Não notifica quando chega um pedido nem quando uma parcela vence.
2. Tudo depende de digitação manual. Cada pedido do WhatsApp precisa ser copiado para a planilha.
3. Versões se multiplicam. Uma cópia no computador, outra no celular, outra com a sócia.
4. É ruim de usar no celular, que é onde o profissional de eventos passa o dia.
5. Não gera contrato nem proposta. Os dados continuam sendo copiados para outros arquivos.
6. Fórmulas quebram quando alguém apaga uma linha ou muda uma coluna.
7. Não guarda histórico de quem alterou o quê e quando.

Os custos escondidos da planilha

A planilha parece gratuita, mas consome tempo. Faça uma conta simples: se você gasta 10 minutos por pedido copiando dados, montando orçamento e atualizando status, 40 pedidos por mês somam quase 7 horas de trabalho repetitivo. Some a isso o tempo para montar contratos e conferir parcelas.

Há ainda o custo dos erros: um pedido esquecido que virou contrato do concorrente, uma parcela não cobrada ou uma data dupla que obriga você a cancelar um cliente. Um único erro desses costuma custar mais do que meses de assinatura de um sistema.

Comparativo: planilha x sistema de gestão para eventos

5 sinais de que chegou a hora de trocar

• Você recebe pedidos toda semana e já perdeu algum.
• A planilha tem abas demais e só você entende.
• Montar um contrato leva mais de 15 minutos.
• Você não sabe dizer, sem calcular, quanto vai receber nos próximos 14 dias.
• Outra pessoa passou a ajudar no atendimento.

Como migrar da planilha sem dor de cabeça

1. Não tente migrar o passado inteiro. Comece pelos eventos futuros e pelas parcelas em aberto.
2. Cadastre seus itens e pacotes para agilizar as próximas propostas.
3. Transforme seu contrato atual em modelo com campos variáveis.
4. Troque o link da bio pelo formulário do sistema, para os novos pedidos já entrarem organizados.
5. Guarde a planilha antiga como arquivo de consulta.

Onde o valor.app.br se encaixa

O valor.app.br foi pensado para quem está saindo da planilha. O formulário captura os pedidos, o CRM organiza o funil, a tabela de leads mostra todos os contatos com filtros e o sistema cuida de proposta, contrato, assinatura, agenda e parcelas. O plano Form custa a partir de R$ 23 por mês e o plano CRM a partir de R$ 46 por mês, com teste grátis de 14 dias.

Para entender todos os recursos que um sistema deve ter, leia o guia completo de CRM para profissionais de eventos.

Conclusão

A planilha não é vilã: ela só não foi feita para gerenciar captação, vendas, contratos e finanças ao mesmo tempo. Se o volume de pedidos cresceu e os erros começaram a aparecer, a troca por um sistema tende a devolver horas da sua semana e a evitar prejuízos que a planilha não mostra.